내용증명 작성 방법: 무엇을 적고 어떻게 보내는가

용인시청역 인근 역북동 어반시티 민간임대와 관련해 서면으로 거절 답변을 받았거나 아예 회신이 없다면, 다음 단계는 내용증명입니다. "해지가 안 됩니다"라는 답을 들었다면에서 서면 요구까지 다루었고, 이 글은 그다음에 보내는 내용증명을 어떻게 쓰고 어떻게 부치는지 설명합니다.

내용증명은 무엇을 하는 문서인가

누가, 언제, 누구에게, 무엇을 요구했는지를 우체국이 증명해 주는 우편입니다. 같은 내용의 문서를 3부 만들어 한 부는 상대방에게 보내고, 한 부는 우체국이 보관하며, 한 부는 본인이 갖습니다. 나중에 "그런 요구를 받은 적 없다"는 주장이 나와도 우체국 보관본으로 확인됩니다.

여기서 오해가 자주 생깁니다. 내용증명에는 강제력이 없습니다. 보냈다고 해서 상대방이 응할 의무가 새로 생기지는 않습니다. 의미는 다른 데 있습니다.

• 요구 사실과 시점이 고정됩니다. 언제 무엇을 요구했는지가 기록으로 남습니다.
• 의사표시가 도달한 시점이 남습니다. 계약 해지나 취소의 뜻을 담아 보낸 경우, 그 뜻이 상대방에게 닿은 시점이 이후 절차에서 의미를 갖습니다.
• 상대방에게 마지막으로 답할 기회를 줍니다. 응하지 않으면 그 사실 자체가 자료가 됩니다.

무엇을 적어야 하는가

한 장에 여덟 가지가 들어갑니다. 순서대로 적으면 빠뜨리지 않습니다.

3번과 4번이 글의 뼈대입니다. 어떤 계약인지가 특정되지 않으면 무엇에 관한 요구인지 알 수 없고, 사실 경과가 날짜순으로 적혀 있지 않으면 상대방이 다른 사실관계를 내세울 여지가 생깁니다. 계약서에서 무엇을 뽑아 적을지는 어반시티 계약서에서 먼저 확인할 세 곳에, 납입 내역을 정리하는 방법은 납입 계좌 명의가 가르는 것에 있습니다.

쓸 때 자주 틀리는 것은 무엇인가

상대방을 잘못 적는 것이 가장 많습니다. 상담했던 곳과 계약서에 적힌 계약 당사자가 다른 경우가 있고, 돈을 받은 계좌의 명의가 또 다른 경우도 있습니다. 누구에게 요구하는지가 틀리면 보낸 의미가 줄어듭니다. 계약서의 당사자 표기를 그대로 옮기는 것이 원칙입니다.

그 밖에 자주 나오는 것들입니다.

• 감정이 섞인 표현. 비난이나 위협으로 읽힐 수 있는 문구는 빼고 사실과 요구만 적습니다. 나중에 그 문서가 그대로 증거로 쓰입니다.
• 확인되지 않은 사실의 단정. 들은 이야기와 본인이 겪은 일을 구분해 적습니다. 전해 들은 것은 전해 들었다고 적습니다.
• 금액과 기한이 흐릿한 요구. "조속히 반환해 주시기 바랍니다"보다 금액과 날짜를 숫자로 적는 편이 분명합니다.
• 원본 동봉. 계약서나 증서의 원본은 보내지 않습니다. 붙임은 사본으로 하고 원본은 본인이 보관합니다.
• 지연이자를 과장해 적는 것. 소송촉진 등에 관한 특례법상 연 12%를 청구할 수 있다는 수준까지만 적습니다.

어떻게 보내는가

같은 내용으로 3부를 출력해 우체국 창구에서 접수합니다. 우편물 겉면에 적는 주소와 문서 안의 주소가 같아야 하고, 각 장에 간인을 요구하는 경우가 있으니 창구 안내를 따릅니다. 접수하면 내용증명 등기 영수증을 받습니다.

보낸 뒤에 챙길 것은 다음과 같습니다.

반송되었다고 해서 효력이 없어지는 것은 아닙니다. 주소지에 사람이 없거나 수취를 거절한 사실 자체가 기록으로 남습니다. 다만 주소를 잘못 적어 반송된 경우라면 확인해 다시 보내는 편이 낫습니다.

보낸 뒤에는 무엇이 달라지는가

상대방의 선택지가 셋으로 좁아집니다. 요구에 응하거나, 거절 이유를 밝히거나, 답하지 않는 것입니다. 어느 쪽이든 다음 단계가 정해집니다.

• 응하는 경우. 지급 금액과 일정을 서면으로 확정합니다. 구두 약속으로 끝내지 않습니다.
• 거절하는 경우. 거절 이유가 서면으로 남습니다. 이후 어느 쟁점을 다툴지가 분명해집니다.
• 답하지 않는 경우. 기한까지 회신이 없었다는 사실이 기록됩니다.

세 경우 모두 다음은 소 제기 여부의 판단입니다. 전체 흐름은 분담금 반환 절차 단계별 정리에 일곱 단계로 적어 두었습니다.

직접 보내는 것과 대리인을 통해 보내는 것은 어떻게 다른가

직접 보낼 수 있습니다. 내용증명은 자격이 필요한 절차가 아니고, 위에 적은 구성 요소를 갖추면 됩니다.

다만 갈리는 지점이 있습니다. 무엇을 요구할지와 어떤 근거를 세울지는 사건마다 다릅니다. 환불 약정에 따른 반환을 구할지, 가입 당시 설명과 실제가 달랐다는 점을 근거로 계약 취소와 원상회복을 구할지, 둘을 함께 세울지에 따라 적을 내용이 달라집니다. 어반시티 가입자들 사이에서도 계약 시기와 납입 경로에 따라 사정이 갈립니다.

그래서 인터넷에 떠도는 일반 양식의 문구를 그대로 옮기는 것은 권하지 않습니다. 틀은 참고가 되지만, 본인 사건에 맞지 않는 표현이 들어가면 나중에 상대방이 그 문구를 근거로 삼을 수 있습니다. 청구 구조가 아직 정해지지 않았다면 자료를 정리해 먼저 확인을 받은 뒤에 보내는 편이 낫습니다.

핵심 정리

• 내용증명은 강제력이 있는 문서가 아니라, 요구한 내용과 시점을 우체국이 증명해 주는 우편입니다.
• 받는 사람과 보내는 사람, 계약의 특정, 사실 경과, 요구 사항, 근거, 회신 기한, 작성일과 붙임이 들어갑니다.
• 상대방을 계약서 표기대로 적는 것이 가장 중요하고, 감정 표현과 확인되지 않은 단정은 빼고 사실과 요구만 적습니다.
• 3부를 만들어 우체국 창구에서 접수하고, 등기 영수증과 본인 보관본, 배달 결과를 함께 보관합니다.
• 보낸 뒤에는 응하거나 거절하거나 답하지 않거나 셋 중 하나이며, 어느 쪽이든 다음 단계의 자료가 됩니다.